Conservation du DUERP 40 ans : règles, accès et archivage

Le DUERP doit être conservé dans ses versions successives pendant au moins 40 ans à compter de leur élaboration (L4121-3-1, R4121-4). Pendant cette durée, chaque version doit pouvoir être consultée par les personnes habilitées, y compris les anciens salariés. Concrètement, il vous faut un archivage daté, sauvegardé et facile à retrouver.

D'où vient l'obligation de conservation 40 ans ?

La loi santé au travail du 2 août 2021 a renforcé les règles du document unique. Elle prévoit que le DUERP, dans ses versions successives, est conservé par l'employeur et tenu à la disposition des travailleurs, des anciens travailleurs et de toute personne ou instance justifiant d'un intérêt à y avoir accès (L4121-3-1). La durée de conservation est fixée par voie réglementaire à 40 ans au moins (R4121-4).

Pourquoi une durée si longue ? Certaines maladies professionnelles apparaissent de nombreuses années après l'exposition. Le DUERP permet alors de retrouver les risques auxquels un salarié a été exposé, à quel poste et à quelle période.

Qu'est-ce qui doit être conservé ?

Toutes les versions successives, pas seulement la dernière. Une mise à jour ne remplace pas l'ancienne version : elle s'y ajoute.

Conservez avec chaque version :

• la date d'élaboration ou de mise à jour ;
• la liste des unités de travail et des risques évalués ;
• les mesures de prévention prévues ;
• la liste d'actions de prévention, ou le programme annuel de prévention à partir de 50 salariés (L4121-3-1).

Pour savoir quand une nouvelle version doit être créée, consultez notre guide sur la mise à jour du DUERP.

Qui peut consulter les versions archivées ?

Le DUERP est tenu à la disposition de plusieurs personnes et organismes (R4121-4) :

Les anciens salariés peuvent donc vous demander l'accès à des versions anciennes, parfois des années après leur départ. Un archivage bien organisé vous permet de répondre simplement.

Un avis indiquant les modalités d'accès au document unique doit aussi être affiché à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail (R4121-4).

Où et comment archiver le DUERP ?

Le dépôt sur le portail numérique

La loi de 2021 a prévu un dépôt dématérialisé du DUERP sur un portail numérique. Ce dépôt concerne les entreprises de 150 salariés et plus depuis le 1er juillet 2023. L'extension aux autres entreprises a été reportée, et sa date n'est pas fixée à ce jour.

Pour une TPE, l'archivage reste donc, pour l'instant, à la charge de l'employeur.

L'archivage par l'employeur

Le Code n'impose pas de support particulier. Papier ou numérique, l'essentiel est de pouvoir retrouver et présenter chaque version. Quelques bonnes pratiques :

• enregistrez chaque version en PDF, avec la date dans le nom du fichier ;
• conservez au moins deux copies sur des supports différents : un ordinateur et un stockage en ligne, par exemple ;
• tenez un registre des versions : date, motif de la mise à jour, personnes associées ;
• gardez une copie papier signée si cela facilite la consultation sur place ;
• vérifiez régulièrement que les fichiers s'ouvrent toujours.

Et en cas de cessation d'activité ou de cession ?

Les textes ne détaillent pas toutes les situations particulières. En cas de vente du fonds, de transmission ou de fermeture, prévoyez qui conservera les versions du DUERP et comment les anciens salariés pourront y accéder. Notez-le dans les documents de cession. En cas de doute, rapprochez-vous de votre service de prévention et de santé au travail ou d'un conseil.

Ce que risque une entreprise qui ne conserve pas ses versions

Ne pas pouvoir présenter le DUERP lors d'un contrôle expose à la contravention de 5e classe prévue en cas de manquement aux règles du document unique (R4741-1). Les montants sont de 1 500 € pour une personne physique et 7 500 € pour une personne morale, doublés en récidive. Notre page sanctions du DUERP détaille ce point.

Au-delà de l'amende, une version manquante peut compliquer la reconstitution des expositions d'un salarié. Elle peut aussi peser dans un litige lié à un accident ou à une maladie professionnelle. Le guide DUERP et faute inexcusable aborde cette question.

Si vous souhaitez partir sur de bonnes bases, vous pouvez générer un DUERP daté au format PDF, prêt à archiver.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il conserver le DUERP ?

Au moins 40 ans à compter de l'élaboration de chaque version (R4121-4). Cette durée s'applique à toutes les versions successives du document.

Peut-on conserver le DUERP uniquement en version numérique ?

Le Code du travail n'impose pas de support papier. Une conservation numérique convient, à condition que chaque version reste lisible, datée et accessible aux personnes habilitées pendant toute la durée de conservation.

Les TPE doivent-elles déposer leur DUERP sur le portail numérique ?

Pas à ce jour. Le dépôt dématérialisé concerne les entreprises de 150 salariés et plus depuis le 1er juillet 2023. L'extension aux autres entreprises a été reportée, sans date fixée à ce jour.